Bilan des boîtes de rangement de documents : types, prix, avantages et inconvénients
Les boîtes de stockage de documents aident à résoudre plusieurs problèmes à la fois. Ils vous permettent d'économiser de l'espace - les piles de papiers volumineuses ne prendront pas de place sur votre bureau ou dans le placard.
Les documents nécessaires peuvent être facilement trouvés dans une zone de stockage spécialement désignée et étiquetée. Cela permet de gagner du temps et résout le problème des feuilles de papier dispersées de manière chaotique.
Il ne reste plus qu'à choisir le type de boîte souhaité pour ranger les documents.
Contenu
Pourquoi et à quelles fins sont-ils nécessaires ?
Boîtes de rangement de documents remplir plusieurs fonctions à la fois :
- organiser un système d'archivage pratique - vous pouvez trouver les documents nécessaires le plus rapidement possible ;
- gain de place - en raison de leur compacité, les boîtes prennent un minimum de place ;
- protection des papiers contre les dommages mécaniques, la poussière et le soleil ;
- aide au transport de documents d'un endroit à un autre, par exemple lors d'un déménagement de bureau.
Avantages et inconvénients
Les boîtes de rangement des papiers présentent des avantages évidents et significatifs :
Compacité. Les boîtes peuvent être placées sur une étagère en rangée, empilées et certaines variétés peuvent être assemblées pour former une structure soignée.- Facilité d'utilisation. Les boîtes de rangement étiquetées éliminent le besoin de rechercher de manière chaotique les documents nécessaires.
Si vous le souhaitez, vous pouvez commander une boîte de tailles individuelles en fonction des besoins des locaux.
Ces stockages peuvent être installés horizontalement ou verticalement - il est pratique d'obtenir les papiers nécessaires depuis n'importe quelle position.
- Durabilité et fiabilité. La conception particulière des rangements papier ne leur permet pas de se déformer sous le poids des autres cartons.
Types
Les lieux de stockage de documents les plus courants sont les boîtes d'archives et les boîtes métalliques avec serrure.
Boîtes d'archives
Divers dans le design et la forme. La boîte d'archives classique est réalisée en carton relié. Il comporte des évidements pour les mains, ce qui rend ce rangement pratique à transporter. Certains comportent des marquages spéciaux pour un inventaire des papiers stockés à l’intérieur.
Dans la production de boîtes d'archives, un revêtement en plastique ou en vinyle imitant le cuir est également utilisé. Les variétés de ces produits peuvent varier en fonction du type de papiers qui y sont stockés. Il existe de telles boîtes :
- Verticale. Ces boîtes auto-assemblées sont fabriquées en carton ondulé avec ajout de plastique ou de vinyle vinyle. Ils stockent des documents au format A4 en position verticale. Ce type de boîtes d'archives est généralement appelé petit. Ils sont équipés d'un couvercle à charnière, d'attaches ou de velcro.
- Horizontal. Une boîte universelle qui convient à presque tous les bureaux ou archives. Vous pouvez y placer non seulement des papiers, mais également tout autre objet, par exemple des fournitures de bureau. Ces rangements sont équipés de fentes pour poignées et le couvercle peut être amovible ou rabattable.
- Tube. Boîte cylindrique utilisée pour placer des papiers importants roulés en rouleau.Les tubes sont utilisés pour transporter et stocker des croquis ou des dessins.
Conteneur en fer
Cet appareil est une sorte de coffre-fort pour les documents. Il facilite le stockage des papiers importants au bureau et à la maison.
Les voûtes en fer sont disponibles en différentes tailles: des caissons miniatures aux armoires à part entière avec plusieurs étagères.
Mais ils sont tous équipés d'une serrure spéciale qui protège le contenu du coffre-fort des regards indiscrets.
Systèmes supplémentaires
Ces appareils peuvent difficilement être qualifiés de boîtes à part entière, mais ils sont aussi souvent utilisés comme stockage de documents.
Stands organisateurs
L'un des moyens les plus simples et les plus économiques de stocker des papiers importants à la maison et au bureau.. Les supports organisateurs sont pratiques pour remplir à la fois des étagères ouvertes et des armoires fermées. Avantages : ouvrez une partie du stockage - vous pouvez facilement voir le dossier contenant les papiers dont vous avez besoin. Vous pouvez également coller une étiquette sur l'organisateur.
Plateaux de correspondance
Cet accessoire soigné pour ranger la correspondance et les papiers courants s'intégrera parfaitement à l'intérieur de votre maison ou de votre bureau. Semble organique sur un bureau ou des étagères ouvertes.
Dossiers de fichiers
Ils peuvent accueillir des documents de différents contenus et formats. Les dossiers de fichiers fournissent un accès rapide au contenu. De telles installations de stockage sont très pratiques pour gérer une base de données clients et créer des fichiers de cartes.
Il existe deux principaux types de dossiers de fichiers :
- Pour présentation. Ils ont l'air très représentatifs, fabriqués en cuir ou en plastique de haute qualité. Ils sont utilisés dans le processus de présentation de produits ou de négociations commerciales.
- Registraires. En plastique ou en carton très épais. Ces dossiers permettent de stocker directement des documents.
Coût des produits
Les prix du stockage de documents varient selon le type de produit :
- plateaux de correspondance - 500 à 1 500 roubles;
- dossiers - 50-200 roubles;
- stands d'organisation - 100 à 200 roubles, enregistreurs, 300 à 500 - dossiers pour présentations;
- boîtes d'archives - 50 à 500 roubles;
- coffres-forts en métal - 5 000 à 20 000 roubles.
Recommandations pour la sélection
Avant d'acheter tel ou tel appareil de stockage de papiers importants, il est utile de considérer plusieurs points :
- Matériau du produit. Carton, métal, plastique ou fer - le type de rangement est adapté à l'intérieur spécifique de la pièce.
- Fréquence de mouvement des documents. Si les papiers stockés dans une boîte ou un organiseur doivent être retirés souvent, il est préférable d'acheter un produit léger. Un support de rangement, un classeur ou une petite boîte d'archives en plastique ou en carton feront l'affaire. Les grandes boîtes d'archives ou les coffres-forts métalliques conviennent au stockage d'archives et d'autres documents qui ne nécessitent pas de consultation fréquente.
- Volume de documents stockés. Pour stocker la correspondance courante et les papiers susceptibles d'être détruits par la suite, il suffit d'acquérir un bac multi-niveaux. Le support de rangement et le dossier de fichiers sont pratiques pour stocker des documents, mais ces appareils n'en contiendront qu'un certain nombre. Les boîtes d'archives et les boîtes en fer à plusieurs étagères conviennent au stockage d'un grand volume de papiers.
- Confidentialité. Les titres qui ne peuvent être vus que par leur propriétaire ou le chef d'entreprise sont mieux conservés dans un coffre-fort ou une caisse avec serrure.Pour les documents librement accessibles, tous les autres types de stockage conviennent.
Comment peut-il être utilisé?
La fonction principale de ces produits est d'organiser et de transporter des documents. Mais ils peuvent être utilisés à des fins autres que celles prévues, pour stocker et déplacer les éléments suivants :
- des bureaux;
- magazines ou livres lus ;
- les jouets d'enfants;
- vêtements de saison.
Vidéo sur le sujet de l'article
Comment créer un organisateur pour stocker des documents de vos propres mains, instructions vidéo :
Conclusion
Les boîtes de rangement de documents sont un appareil pratique pour organiser les papiers importants à la maison et au bureau. Il existe de nombreux types de stockage de ce type - d'un support de rangement à un énorme coffre-fort en fer avec serrure. Lors du choix d’une boîte, il faut se concentrer sur le volume de papiers stockés, le poids du produit et la durée de stockage du contenu.
